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印前工作不仅需要丰富的想象力和创造力，还需要极其细致的文件检查来保障艺术品的正确输出。在寻常的工作中你是否经常因为文件问题造成订单整批报废？是否经常因为与上下游沟通文件问题而导致订单交期一拖再拖？印前检查不只是印厂的文件输出部门需要去做，接触文件每个工序的人员，也应保持良好的习惯，才能尽量的减少印前错误。本文，笔者将从印前预检软件无法预检出来的逻辑性方面，谈一谈印前检查常常忽略的问题。
文件完整
01 与订单相符的页面数量
(1)有空白页的书刊，需把空白页也做到文件里去。
常见于章节的结尾处，如果结尾在奇数页，一般会在其后面补一面空白页（暗码页）。如果没有补齐空白页，常导致所有空白页后置等拼版错误，从而整批产品报废。
(2)无重复文件
重复的文件会占用其它页面拼版模位，从而出现拼版错误。
(3)无多个版本文件
文件在设计或后期预检过程中会经过多道工序。有时是怕软件崩溃临时保存文件，有时是修复过程中临时保存文件，有的是更换版权页……那么会产生很多个版本的文件。如果不进行整理，不只自己会忘记哪个是最终版，下个工序也易调用错误文件。所以一般在最终文件后面添加-final、-complete或-自己名字首字母等标识，用于分辨。仅将最终版本发送到下个工序或印厂，减少沟通方面出现的错误。
还有一种情况是因原始文件出现问题，而重新发送的文件，替换了页面却未进行沟通，也容易导致下个工序使用上次文件，未替换新文件。
(4)无不相关文件
不相关的文件易使下个工序人员调用错误文件。所以应及时删除无关文件。
所以在文件检查时，应考虑到订单的页面数量是否符合订单要求，有无空白页、重复文件、多个版本文件或无关文件，并及时与客户或上道工序进行沟通。
02 有链接图的文件，链接图要齐全
在illustrator等软件中设计稿件时，需将链接图嵌入文件，或使用软件自带“打包”功能，将其整体发送给印厂。印前检查时，应在设计软件打开文件时注意查看软件警告。
03 文字未转曲线的文件，需提供字体文件或将文字转曲线
印前预检软件大多可自动检测未嵌入、未转曲线的PDF文件。但是在设计软件中，常常被印前人员忽略。在设计软件自动替换字体后，另存的PDF文件经印前自动预检也无法检测出来。所以应在设计软件打开文件时注意查看软件警告。
结构清晰
按照订单的层级结构建立相应的文件夹层级，分类分区存放文件，要便于理解，不易出现分歧。例如：订单-产品-语言-部件或订单-语言-产品-部件，当然也不局限于此，您也可以把语言放到二级文件夹，把产品放到三级文件夹。总之需要有一个明显的逻辑分层，才不易使后续工作出现问题。
举一个反面例子：
客户第一次传文件（男孩正.jpg）（女孩反.jpg），由A员工处理文件。客户第二次传文件（女孩正.jpg）（男孩反.jpg），由B员工处理文件。
此时A与B两位员工并不互相知道，这样非常容易造成文件对应错误。
改为如下格式即可减少此类错误发生：
男孩文件夹（男孩正.jpg 男孩反.jpg）女孩文件夹（女孩正.jpg 女孩反.jpg） 所以在文件预检时也应注意客户文件的相关性，多考虑一些。
描述准确
文件名称应正确、清楚的概括出文件的内容，经常会遇到一些比较随性的文件名如：1.pdf、1（1）.pdf、未命名-1.pdf或者是套用模板忘记改名的如：名称：张三.pdf、内容：李四，名称和内容张冠李戴。那么在印前检查时应多注意此类文件，与客户或前工序多沟通。建议使用以下格式进行命名。
<印品名称（备注）>-<成品宽Wx成品高Hmm>-<印刷数量及单位>-<纸张类型>-<纸张克重>-<印刷面数>-<后道工艺>.<后缀名>
录取通知书（工商管理）-210Wx285Hmm-3000张-双铜纸-157g-双面-对折页.pdf
简洁明了
01 文件名称应尽量控制在30字以内
Windows 通常限定文件名最多包含 256 个字符。但实际的文件名必须少于这一数值，因为完整路径（如 C:\Program Files\filename.txt）都包含在此字符数值中，一个汉字占用两个字符。因为不确定后续的工作是否会有更深的文件夹路径，所以应尽量减少文件名称的长度来避免出现错误。
02 文件名称应无不相关词语
例如：英文版封面 - 副本 - 副本 - 副本.pdf，应改为：英文版封面.pdf。
03 编号尽量使用数字或英文字母
中文编号或圈字编号并不遵守桌面系统排序规则，易使后续合并文件时造成困难或错误。
04 编号应补齐前导零
在旧的桌面系统或某些软件中，其排序规则仅考虑首字，不考虑数字的位数，容易出现页面混乱。所以文件应以001，010，100方式进行编号。
无特殊符号及生僻字
特殊符号及生僻字易使后续工作产生文件丢失、无法打开等不可预估的后果，所以在文件命名时应规避这些文字。
例如： 未命名........pdf（整个文件名应只有在后缀名前唯一一个点） 未命名.psd.pdf（有多个后缀名） ①% ......pdf（特殊字符） ████.pdf（特殊字符） 内文㊤.pdf（特殊字符） 龘龘龘.pdf（生僻字）
这些问题并不一定每次都出现错误，或者在特定的流程中并不会出现错误，但印前工作往往就是这些小问题在特殊的时间或情况下制造出了大麻烦，所以养成一个良好的习惯，是印前人员的一门必修课。
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发表于 2025-2-13 15:54:19